In der heutigen Zeit hat es sich in den Unternehmen so entwickelt, dass die Firmen ihre Kunden am Telefon nicht mehr selbst empfangen, sondern stattdessen auf einen externen Professionellen Telefonservice setzen. Langfristig gesehen hat sich das als wirtschaftlicher erwiesen einen kompetenten Anbieter mit dieser Aufgabe zu betrauen. Für diesen gehört es zum Kerngeschäft eingehende Anrufe professionell zu bearbeiten. Dadurch wird eine ständige Erreichbarkeit für die Kunden sichergestellt. Zudem kann am Telefon ein gut geschulter Call-Center-Mitarbeiter individuell und flexibel besser auf ihre Wünsche und Fragen eingehen, als jemand aus einer Fachabteilung.

Wenn Sie für Ihr Unternehmen ebenfalls auf der Suche sind nach einem solchen externen Telefonservice, um besser für Ihre Kunden da zu sein, dann wird das zu Ihrem Vorteil sein. Allerdings gibt es bei der Suche einige Punkte zu beachten. Es gibt nämlich gute und weniger gute Telefonservice-Anbieter. Wir zeigen Ihnen daher, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Wie Sie einen professionellen Telefonservice-Anbieter für Ihre Kunden finden – Professioneller Telefonservice

Vor allem mittelständische Unternehmen haben ein Problem damit die optimale Erreichbarkeit für ihre Kunden zu gewährleisten. Die Personaldecke ist meist dünn, wichtige Fachleute und die Geschäftsführung sind häufig Vertrieb und Marketing in Personalunion. Da bleibt wenig Kapazität, um die telefonische Erreichbarkeit für die Kunden zu 100% aufrecht zu erhalten. Ein externes Sekretariat als virtuelles Büro im Hintergrund ist die optimale Lösung, um das zu erreichen. Denn wer nicht gleich ans Telefon geht, dessen Unternehmen wirkt nach außen nicht sonderlich professionell. Es geht also nicht nur darum den Anrufern mit einer Auskunft zu helfen. Sondern einfach nur den Hörer abzunehmen gehört heute dazu. Ein professioneller Telefonservice gehört zum Auftritt mit dazu. Ansonsten gilt man schnell als Klitschen-Laden.

Wenn ein externer Büroservice diese Aufgabe übernimmt, dann ist unbedingt darauf zu achten, dass die Qualität stimmt. Ein Anzeichen hierfür ist in erster Linie eine schöne, lange Referenzliste auf der Webseite oder in den Unterlagen des Anbieters. Je mehr Erfahrung dieser mit hochkarätigen Geschäftspartnern aufweisen kann, umso höher stehen die Chancen, dass das Sekretariatsservice einen positiven Beitrag zu Ihrem Kundenservice beitragen kann.

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Ein weiteres Indiz ist, dass das Call-Center gute Arbeit leisten kann ist, wenn sie Profile der Mitarbeiter vorlegen können, die sich persönlich um die Anrufe kümmern werden. Darin sollte ihre Erfahrung und vielleicht auch ihr Bildungsabschluss enthalten sein. Denn eine freundliche Stimme ist nicht alles, was dieser Job benötigt. Kommunikationsfähigkeit und gute Manieren sind ein absolutes Muss. Vor allem dann, wenn man es manchmal mit schwierigen, teils ausfälligen Anrufern zu tun haben kann.

Neben dem operativen Geschäft, gibt es auch eine juristische Angelegenheit, die auf Qualität hindeuten kann. Seit der Einführung der DSGVO ist Datenschutz ein sensibles Thema. Wird dort geschludert, dann kann das teuer werden. Aus diesem Grund ist es ein gutes Zeichen, wenn die Firma ein TÜV Zertifikat oder ein anderes, anerkanntes Zeugnis darüber vorweisen kann, dass die DSGVO Regeln in den internen Abläufen absolut korrekt berücksichtigt werden. Anrufer können jederzeit Auskunft über die von ihnen gespeicherten Daten verlangen bzw. deren Löschung beantragen. Dafür müssen der Umgang mit ihren Daten richtig dokumentiert werden.

Was auch immer hilfreich sein kann, das ist ein Live Test. Simulieren Sie mit den Mitarbeitern des Telefonservice eine Situation, um zu testen, dass sie sich bei einem Anruf wirklich professionell verhalten. Wenn sie diesen bestehen, dann stehen die Chancen gut, dass später alles klappt wie es soll.